Cách phân biệt hóa đơn điện tử có mã xác thực và hóa đơn điện tử

Sự khác nhau của hóa đơn điện tử có mã xác thực và hóa đơn điện tử là gì? Quy định về ngày ký hóa đơn của hóa đơn điện tử có mã xác thực và hóa đơn điện tử như thế nào? Hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã xác thực giống nhau ở điểm nào? Mời quý bạn đọc hãy cùng tìm hiểu những thắc mắc đó qua bài viết dưới đây:

 

Điểm giống nhau của hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã xác thực

Hóa đơn điện tử theo thông tư số 32/2011/TT-BTC và hóa đơn điện tử có mã xác thực theo quyết định 1209/QĐ-BTC giống nhau đều “tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử”.

 

Hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã xác thực khác nhau thế nào?

Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế (sau đây gọi là hóa đơn xác thực) là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế. Mã xác thực là chuỗi ký tự được mã hóa và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế. Số hóa đơn xác thực là dãy số có cấu trúc theo quy định của Tổng cục Thuế và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.

hóa đơn điện tử có mã xác thực

Hóa đơn điện tử có mã xác thực thì phụ thuộc vào đường truyền của Tổng cục thuế do bên bán phải xác thực với tổng cục thuế trước khi phát hành cho bên mua. Tuy nhiên doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thông thường phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Theo Thông tư 119/2014/TT-BTC thì tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử trong trường hợp sau: hóa đơn điện, hóa đơn nước, hóa đơn dịch vụ viễn thông, hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in không nhất thiết phải có chữ ký của người mua.

Như vậy hóa đơn điện tử không cần phải đóng dấu của người bán và chữ ký người mua (nếu doanh nghiệp bán hàng đủ điều kiện tự in hóa đơn).

Hóa đơn điện tử hoàn toàn không có liên mà chỉ gồm một hay nhiều trang cho một số hóa đơn và doanh nghiệp, khách hàng cũng như Cơ quan thuế sẽ xử lý, khai thác trên bản hóa đơn điện tử duy nhất đó. Điều này giúp cho thông tin được nhất quán cũng như việc quản lý thông tin được dễ dàng hơn.

Khi hạch toán kế toán và kẹp chứng từ sổ sách, có phải in hóa đơn điện tử để báo quản và lưu trữ không? 

Trường hợp 1: Giống như hóa đơn giấy các bạn kế toán có thể xé liên 3 của hóa đơn kẹp cùng chứng từ thì hóa đơn điện tử các bạn in bản thể hiện ra và kẹp theo từng nghiệp vụ phát sinh cho dễ kiểm tra kiểm soát.

Chức năng quản lý tài khoản đăng nhập của Thuế điện tử eTax 

Doanh nghiệp còn lúng túng trong sử dụng HĐĐT

Trường hợp 2: Các bạn copy hóa đơn vào 1 USB (giống hóa đơn giấy để nguyên hóa đơn liên 3 tại quyền, đóng quyển các phiếu chi, thu, …riêng biệt) thì các bạn không cần phải in ra để kẹp chứng từ.